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Los 5 pasos para desarrollar tu proceso de negocios

Cualquier empresa u organización debe tener un modelo o proceso empresarial que le permita desarrollar y crear una estructura de ingresos. Es decir, si deseas tener un negocio exitoso, ¿qué se supone que debes hacer?

Existen pasos necesarios y básicos que todo emprendedor o líder empresarial sigue para crear un proceso de negocios exitoso. En teoría, estamos hablando que para satisfacer a tu cliente o consumidor final no solo es necesario “venderle” el producto o servicio; sino que debe existir una estructura que te funcione como empresa para garantizar que el proceso sea efectivo en cada operación.

Y si consideras que tu organización está bien como está, considera que la evolución es parte de nuestra era; pues así como avanza la tecnología, así avanzan las nuevas estrategias y procesos empresariales. ¡Así que presta mucha atención!

Tipos de procesos de negocios

Antes de hablar de los pasos es necesario tener en cuenta los tipos de procesos empresariales que pueden presentarse dentro de una organización. Básicamente son tres, que tienen como objetivos: la relación directa o indirecta con el cliente y la entrega de valor.

  • Procesos primarios o estratégicos: son los procesos más importantes, ya que suponen un contacto directo con el cliente y le entregan valor directamente (el producto o servicio). Estos procesos van más allá de la venta; pues suponen que visualizan una cadena completa. Por ejemplo: si tenemos una empresa de telefonía, los centros de atención o puntos de venta estarán dentro de los procesos primarios, pues tienen contacto directo con el cliente, venden líneas y celulares; además de evaluar la satisfacción del usuario.
  • Procesos de soporte u operativos: estos procesos están en una segunda cadena dentro de la organización y están formalmente establecidos. No necesariamente tienen que tener contacto con el cliente o prestarles valor agregado de forma directa. Volviendo al ejemplo de la telefonía, imaginemos que esos centros de atención tienen una central de sistemas donde acuden para la activación de líneas, cambio de planes, evaluación del usuario o base de datos. El equipo detrás de todo eso sirve de “apoyo” al primer equipo y su desempeño es vital para que el proceso primario funcione.
  • Procesos Administrativos o de control: estos procesos también representan otra cadena dentro de la organización. Coordinan actividades dentro de los procesos primarios y de soporte para evaluar, monitorear y optimizar de ser necesario. Estos no están en contacto con el cliente y tampoco entregan un valor. Para darte un ejemplo de lo que puede ser un proceso administrativo o de gestión, hablaríamos de la Dirección de Capital Humano, la Gerencia de Procesos o los supervisores a cargo de los departamentos operativos; pues son los encargados de monitorear y optimizar los procesos primarios y de soporte para mejorar la productividad de la empresa.

Ahora teniendo en cuenta que existen estos tres tipos de proceso empresariales o de negocios, vamos con los pasos que pueden funcionar en cualquiera de los tres, teniendo en cuenta la finalidad del proceso. No es necesarios que los tres estén presentes; pues son tres tipos distintos que pueden darse en una organización grande o mediana, pero en pequeñas empresas, puede resultarte muy fácil construir un proceso de negocios primario o estratégico.

5 pasos para desarrollar tu proceso de negocios

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1º paso: identifica el proceso.

Es lo que primero debes tener en cuenta. Identifica y escribe el proceso que quieres desarrollar tal como lo tengas en este momento. Por ejemplo: si quieres hacer un proceso de inventario de una tienda de ropa, entonces tendrás que visualizar todo lo que sucede desde que la mercancía o ropa llega a la tienda de la mano de los proveedores o marcas hasta que sale o se vende. Esto puede llamarse tan simple como: “proceso de inventario”

2º paso: haz un informe de detalles.

En el primer paso solo era identificar el proceso, es decir, visualizarlo en tu mente. En este paso si será necesario que escribas detalles, incluso con el rol que cumple cada empleado o persona a cargo. Este es un paso que algunas veces suele ser extenso, pero eso dependerá del tamaño de tu empresa.

Si es una organización muy grande, entrevista a los empleados o supervisores a cargo, para que te detallen las funciones y roles de cada uno y así delimitas hasta donde llega la responsabilidad de cada quien. ¡Esto es esencial para la resolución de conflictos a futuro!

Vamos con un ejemplo, siguiendo lo expuesto de una empresa de telefonía o proceso de inventario para que tengas una idea más clara:

Si estás haciendo el inventario de teléfonos celulares o smartphones que llegaron a una tienda, toma nota de la llegada de los celulares, la cantidad, modelos, fecha de publicación o lanzamiento, marcas, entre otras características.

Seguidamente, detalla lo que sucede en el proceso siguiente, el registro en el Stock con códigos manuales o de barra, registrarlos en una base de datos para su posterior activación, la venta de un equipo celular, entre otros relevantes para el proceso de inventario.

Finalmente, la salida o culminación del proceso de inventario, que sería la facturación y descuento del producto del sistema o base de datos para que en almacén no falte ningún producto.

3º paso: evalúa las acciones del proceso.

Hay acciones que retrasan el proceso de una organización, por lo que tu siguiente paso es “evaluar”, una vez que hayas tomado nota de cada detalle y rol que cumple cada empleado. ¿Son necesarios tantos procesos? ¿Alguna tarea no lo puede cumplir un solo empleado? o por el contrario, ¿se necesitan dos para cumplir alguna tarea más compleja?

Para darte un ejemplo más claro, si estamos haciendo el inventario de una empresa de telefonía, y te das cuenta que registran el producto en stock de manera manual con un código que trae cada caja y adicional a eso, deben anotarlo en una lista para ingresarlo al sistema de ventas… ¿Un escáner de código de barras no solucionaría ese paso? De allí vamos viendo como optimizar el proceso de inventario.

4º paso: Cambia o modifica las tareas o subprocesos.

Si eres un gerente, este paso te resultará un poco más fácil; si, por el contrario, eres empleado o supervisor, deberás convencer a tus jefes que hay procesos que quitan tiempo y dinero a la empresa. Por supuesto, deberás presentar una alternativa a lo que quieres eliminar o cambiar. Algo así como un plan B o solución a lo que acabas de descubrir, después de todo, estás “solucionando o minimizando procesos”.

Volvamos al caso del escáner de código de barras que necesita la empresa en el proceso de inventario de equipos celulares. ¿Por qué quieres implementar eso? ¿Qué se ahorra o gana la empresa al adquirir un escáner así y adaptarlo a su sistema?

Recuerda que a veces las cosas no son del todo tecnológicas, por lo que una solución podría ser hacer o eliminar una lista en un papel. ¡Todo depende!

5º paso: Crea un diagrama de flujo para cada una de las fases del proceso de negocio.

Ahora deberás crear un diagrama de flujo o especie de gráfico que detalle las fases del proceso de inventario, así los empleados o supervisores se guiarán de lo que cada uno debe hacer en cada tarea.

Esto es una representación visual del ingreso, mantenimiento y salida. Por ejemplo, haces un diagrama de flujo del proceso de inventario de la telefonía. Se supone que ya agregaste lo importante y eliminaste lo innecesario; además de detallar el rol de cada uno de los colaboradores o empleados. La idea es que hagas tu proceso de negocios propio y visualizando cómo funciona.

De esta manera obtienes un proceso empresarial óptimo que mejorará el crecimiento de la empresa y la productividad.

Importancia del proceso de negocios

Lo bueno de un proceso empresarial o de negocios es que te permite definir un conjunto de tareas relacionadas y engranarlas para que puedan funcionar de manera óptima, valiéndote de las herramientas disponibles de la empresa.

Recuerda que una de las ventajas del proceso de negocios es que pueden intervenir varios departamentos, áreas o profesionales diferentes como un trabajo colaborativo, para poner en marcha todo un sistema que traerá beneficios para la empresa.

Una de las características que posee el proceso de negocios es que tiene un inicio, pero no necesariamente un fin previsto en el calendario; pues todo dependerá del área, cantidad y etapas; caso contrario con los proyectos o planes que se trazan metas en determinado tiempo.

Cristina Senen Brugos
Cristina Senen Brugos